¿Por qué?
El problema no es encontrar una herramienta para organizar el trabajo: es encontrar una que no termine convirtiéndose en otro problema. Si has trabajado en equipo, probablemente hayas pasado por gestores de proyectos, listas de tareas y sistemas de recordatorios de todo tipo. Internet ofrece cientos —quizá miles— de soluciones que prometen poner orden en el caos. Yo he probado muchas a lo largo de mi carrera, algunas ya desaparecidas: Remember The Milk, Wunderlist, Todoist, Asana, Trello, Notion… En mayor o menor medida, todas han pasado por mis manos.
Pero la realidad es que siempre terminaba echando en falta un enfoque distinto: lo que tenía una no lo tenía la otra, y la que lo tenía todo arrastraba una curva de aprendizaje compleja y una cantidad de funcionalidades muy por encima de mis necesidades.
Cambiando el enfoque
Tras un tiempo usando cada una de ellas, empezaba a ocurrir siempre lo mismo: perdía el foco de lo importante.
¿Quién tiene que hacer qué?
Me di cuenta de que pasaba demasiado tiempo buscando las tareas que asignaba a mis compañeros, dispersas en varios tableros, lienzos o listas.
Otro problema que detectaba es que la mayoría de las herramientas se configuran a nivel de equipo, y eso deja muy poco margen al usuario para organizar su trabajo. Lo normal es que la organización lo monte por proyectos o por departamentos y, aunque esto está bien —es lo habitual, porque suele ser un buen sistema—, para mi forma de entender el trabajo en equipo no era suficiente.
Del mismo modo que dos personas pueden etiquetar un mismo correo de forma distinta, ¿por qué una tarea tenía que seguir las directrices de la organización?
El asignado como foco
SimplyTeam parte de la premisa de poner el foco sobre las personas a quienes delegas tareas y de organizar las conversaciones en hilos. Sin ser ninguna novedad (Twist ya lo hace), para mí es la forma más ordenada de mantener una conversación. Por eso, en el sidebar siempre tendrás a mano la lista de compañeros con tareas delegadas en curso: el gran problema que quería resolver frente a otras soluciones.
¿Y lo que me asignan?
Eso lo encontrarás en tu bandeja, un único lugar desde el que controlar tu trabajo pendiente.
Tus etiquetas, no proyectos impuestos
El segundo enfoque que comentaba antes es cambiar el concepto de «proyectos» de otros sistemas similares por TAGS personalizables por cada usuario. Si asigno a un compañero un hilo que quiero tratar en la próxima #weekly, crearé esa etiqueta; pero quizás él prefiera marcarlo como #feature. SimplyTeam permite a cada usuario tener su propio sistema de organización.
Tu fecha y la del que asigna
Otro de esos pequeños detalles que echaba en falta es la libertad para organizarme. Cuando tienes muchas tareas asignadas, quieres fijar tus propios deadlines. SimplyTeam permite que el sistema priorice según tus fechas, y no las de quien delega —que, como es lógico, nunca podrán ser posteriores a la pactada—.
Por validar
A medida que las líneas de colaboración con el equipo crecen, asignas y te asignan más tareas. ¿Dónde controlas el trabajo terminado? SimplyTeam reúne los hilos delegados y ya terminados en «Por validar»: como asignador, podrás revisar el trabajo entregado y darlo por resuelto definitivamente, o volver a abrirlo si crees que no ha quedado como esperabas.
Agenda
Un sistema «redondo» debe tener un lugar para los recordatorios, desde el que controlar tus propias tareas. Pero aquí aparece otra vez el lío: tareas por un lado, recordatorios por otro. Agenda unifica en una única vista tu trabajo vencido, pendiente y futuro, junto con tus hilos pendientes.
Un hilo, un responsable
Todos los hilos de SimplyTeam tienen un único responsable, lo que no significa que el resto del equipo no pueda participar en la conversación. Puedes añadir tantos seguidores como quieras para enriquecer el hilo y ayudar al asignado a terminar su tarea.
¿Lo habrá leído?
Es frustrante esa sensación de no saber si un compañero ha leído ya un hilo o tu respuesta. No es control, es organización y dar espacio al equipo. SimplyTeam adopta el concepto de los ticks de WhatsApp y el «leído por». Muchas veces no esperas una respuesta: solo confirmar la entrega.
¿Qué más?
No demasiado, solo lo imprescindible para ayudarte a organizar tu trabajo: hilos guardados, calendario, grupos e invitaciones. Las opciones habituales a las que estás acostumbrado y que echarías en falta, pero que no añaden ruido al conjunto.
Espero que os guste.